Arbeitszeit Erfassung. Konzept Ideen?

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  • Arbeitszeit Erfassung. Konzept Ideen?

    Hallo,

    Ich muss Arbeitszeiten für ein kleines Team von rund 15 Leuten in einem Service Center erfassen.

    Dafür bekomme ich einerseits für jeden Mitarbeiter für jeden Tag die logdaten der Telefonanlage, welche die tatsächlich geleisteten arkbeitszeoten angeben.
    Das sind drei Daten (Start, Pause, Ende). Weiterhin bekomme ich die Schichtdaten welche angeben wann der Mitarbeiter arbeiten sollte. Das sind zwei Daten (Start und Ende)

    Weiterhin weis ich wieviele Stunden pro Woche der Mitarbeiter laut Vertrag zu leisten hat.

    Aus diesen Daten errechnen sich dann die gearbeiteten Stunden und gegebenenfalls geleisteten überstundden.

    Mal als Beispiel:

    Mr.X hat die Schicht von 8:00 - 16:45 mit 45 min Pause.

    Die log8n Daten der Telefonanlage lauten

    Start 7:48, Ende 16:50, Pause 38min

    Da vorzeitiger Arbeitsbeginn nur bis maximal 10 min entlohnt wird, muss der tatsächliche Start von 7:48 auf 7:50 korrigiert werden. Die Pause muss mindestens 45min lang sein. Also muss auch diese korrigiert werden.

    Mr.X hat also

    7:50 - 16:50 abzüglich 45min = 8:15min gearbeitet und somit 15min Überstunden gemacht, wenn er 8h am Tag arbeiten muss.

    Soweit eigentlich recht einfach.

    Das Problem was sich mir stellt ist, dass es zwar nicht viele Daten sind, nämlich eigentlich nur 6 pro Mitarbeiter pro Tag, also rund 30000 pro Jahr aber was mich im Moment ein wenig stört ist, dass es quasi keinen Breakpoint in der Berechnung gibt. Spricht, wenn Isabel wir mal die Aufzeichnung der Daten am 1.1.2018 beginnt, dann müsste man um die aktuellen Überstunden am 1.1.2028 u bekommen die Werte von 10 Jahren einlesen und berechnen.
    Das kann es ja auch nicht sein.
    Andererseits macht es ja durchaus Sinn die Daten über einen bestimmten Zeitraum rückwirkend zu berechnen wenn sich an den Daten doch mal nachträglich was ändern sollte.
    Also so ein Quartal solllte man berechnen denke ich. Davor sollte man dann viellecht die berechnet3n Überstunden zum 1.1. immer speichern um die Berechnung der aktuellen Überstunden von da an machen zu können.

    Würdet ihr das auch so machen odervhant ihr da vielleicht noch einen anderen besseren Ansatz das zu lösen?

    Gruß

    Claus
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  • Ich würde jeden Monat „abschließen“ und daraus eine eigene Tabelle der Monatssalden bilden. Üblicherweise (hier in Österreich) unterzeichnen Mitarbeiter ihren monatlichen Stundenzettel. Das könnte der Trigger für den Minatsabschluss sein.

    Zwecks der Berechnung würde ich die tägliche Arbeitsverpflichtung errechnen, die täglich geleisteten Stunden und separat eventuelle +- aus den Regeln. Daraus ergibt sich der Arbeitszeit-Saldo. Für Urlaub, Zeitausgleich, Krankenstände (pro Mitarbeiter) und Feiertage, Betriebsurlaub (Global)musst du auch etwas vorsehen. Diese würde ich in die tägliche „Arbeitsverpflichtung“ einfließen lassen insofern, als diese dann null ist.

    LG Norbert
  • Wie @norbi schreibt, müssen die Überstunden ja irgendwann ausgeglichen werden. Die Abrechnungssystemen, die ich programmiert habe, habe ich immer als Nullsummensystem gebaut, also die Konten mussten immer ausgeglichen sein. Bei dir könnte das durch z. B. Überstundenausgleichseinträge geschehen. Ausgleichseinträge können dabei sowohl automatisch als auch manuell eingetragen werden.
    „Meine Komplikation hatte eine Komplikation.“
  • Erstmal danke für die rege Beteiligung.

    Also der Abbau der Überstunden ergibt sich ja aus mindergeleisteten Stunden in der Woche die sich nicht aus Krankheit, Urlaub und andere "Fehlstunden" ergeben. Diese Infos liegen mir auch alle vor. Wäre Mr.X also am Montag krank und am Dienstag käme er erst um 10:00 statt um 8:00 würde er dadurch 2 Stunden seiner Überstunden abfeiern..

    Aber die Berechnung ist wie gesagt auch nicht das Problem. Die ist fix.

    Wenn ich Salden bilde, dann wird es halt sehr schwer wenn sich vor diesen Salden noch einmal was ändert diese alle zu aktualisieren. Das ist ziemlich Fehleranfällig.
    Die Idee mit dem "Unterschreiben" finde ich gut. Man könnte tatsächlich eine "Bestätigen" Funktion für den Mitarbeiter einbauen der damit den Abschluß für den Monat bestätigt und dann kann man die Salden bilden und immer von da aus weiter rechnen. Ich denke das werde ich mal so mit meinem Auftraggeber besprechen.

    Danke

    Claus
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  • Thallius schrieb:

    Also der Abbau der Überstunden ergibt sich ja aus mindergeleisteten Stunden in der Woche die sich nicht aus Krankheit, Urlaub und andere "Fehlstunden" ergeben. Diese Infos liegen mir auch alle vor. Wäre Mr.X also am Montag krank und am Dienstag käme er erst um 10:00 statt um 8:00 würde er dadurch 2 Stunden seiner Überstunden abfeiern..
    und was passiert bei Außendienstlern oder wenn einer mal EINEN Auswärtstermin hat und deswegen später ins Büro kommt?

    Thallius schrieb:

    Man könnte tatsächlich eine "Bestätigen" Funktion für den Mitarbeiter einbauen der damit den Abschluß für den Monat bestätigt

    ich glaub darauf solltest du dich nicht verlassen können.
    nur weil ein Mitarbeiter etwas per Button drücken bestätigt hat heißt es nicht das es fix ist.

    wenn da Stunden oder ein Tag etc. doch vergessen wurde, dann sieht das der Betriebsrat oder Arbeitsschutz"irgendwas" wohl nicht so gerne wenn dann die Stunden verfallen, nur weil da auf dein Button gedrückt wurde.
    Ich weiß nicht immer wovon ich rede aber ich weiß das ich Recht habe. :saint:
  • Thallius schrieb:

    Wenn ich Salden bilde, dann wird es halt sehr schwer wenn sich vor diesen Salden noch einmal was ändert diese alle zu aktualisieren. Das ist ziemlich Fehleranfällig.
    Das hatte ich noch vergessen zu erwähnen: In meinem Abrechnungssystem können generierte Einträge (das sind bei mir Zahlungen) niemals gelöscht sondern nur manuell ausgeglichen werden. Wenn also beispielsweise jemand eine zu Hohe Zahlung erhält, bleibt diese Zahlung immer im System erhalten. Wenn der überzahlte Betrag irgendwann ausgeglichen wurde (z.B. Verrechnung mit neuem Auftrag, Rückzahlung) legen wir einen manuellen Eintrag dafür an. Dadurch haben wir immer eine Historie, die alle Transaktionen enthält. Die Ausgleichseinträge dokumentieren zudem, wie die Fehler behoben wurden.
    „Meine Komplikation hatte eine Komplikation.“
  • Um da ein paar Mißverständnisse auszuräumen muss ich wohl noch ein paar Informationen hinzufügen.

    Die "Soll" Arbeitszeiten werden in einem Schichtenkalender verwaltet. Das ist eigentlich die Hauptfunktionalítät der Applikation. Das Berechnen der Überstunden is quasi nur ein Abfallprodukt dazu.
    Hier mal ein Bild wie sowas dann aussieht



    @nussratte aus der Übersicht sollten sich auch Deine Fragen bezüglich Dienstreisen etc beantworten. Es wird einfach die Zeit eingetragen, die als Arbeitszeit dem Arbeitnehmen angerechnet wird. Es gibt auch spezielle Dienstreisen, Kinderkrank und was weiß ich nicht noch alles für Tasks die man auswählen und einsetzen kann. Zu jedem Task ist hinterlegt ob dieser eben als Arbeitszeit gilt oder, wie eben Freizeitausgleich, nicht.

    Diese Übersicht kann man halt nachträglich noch ändern, Die Telefondaten sind natürlich in Steingemeisselt. Aber da ich die Überstunden quasi aus einer Kombination von diesm schichtplan und den Telfondaten berechne, würden sich die Überstunden ändern wenn ich an dem Schichtplan was ändere. Und das kann halt schon mal passieren. Normal sollte dieser natürlich täglich up to date gehalten werden aber ihr wisst ja wie das ist, da vergisst jemand was zu ändern und nach 1 Monat fällt es ihm dann auf.

    Gruß

    Claus
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