Da solltest du dich aber vorher informieren ob damit unterschriebene Dokumente rechtsgültig sind. Je nach Bereich wird eine solche Unterschrift nicht genügen.

muss man solche Dokumente nicht sowieso 10 Jahre aufbewahren, also die Originale?
oder geht das mitlerweile auch Digital?

Habt ihr schon eine Archivlösung? Wir haben gerade die von windream eingeführt. Aus meiner Sicht die beste Lösung am Markt. (Und nein, ich bin nicht von windream).

Hallo,

Da kam die Frage auf, ob es eine App gibt, in der wir unsere Verträge per PDF einspeisen und diese dann auf dem Display unterschreiben.

Wenn Du ein Angebot via Email rausschickst und der Kunde mit einem "ja, machen" Antwortet, dann ist der Vertrag zustande gekommen.
D.h. wenn Du die Leistung erbracht hast, dann kann der Kunde nicht sagen "zahle ich nicht, ich habe ja nichts unterschrieben".
Auch diese Verträge sind bindend und haben nichts mit der Unterschrift selbst zutun. Schließlich haben beide Seiten sich schriftlich ausgetauscht und eingewilligt.

Die Unterschrift selbst ist ja ein "traditioneller handschriftlicher Schlüssel", der Dich identifiziert bzw. auf Dich ohne Zweifel schließen lässt (lassen sollte).
Das ist mit der Email-Adresse selbst auch gegeben. Natürlich gibt es dazu viele Wenn- und Aber-Argumente.

Alle neueren Versicherung habe ich ohne Unterschrift einfach online abgeschlossen. Nur mit Klicken.
Steuer mache ich auch alles online und da muss ich auch nichts unterzeichnen.

In einem Digitalen Archiv geht das. Muss halt sowohl Softwareseitig als auch Hardwareseitig sichergestellt sein, das das Dokument nicht verändert werden darf/kann.

Das war mal eine Vorgabe, die es galt umzusetzen, aber die ist aufgehoben.
Das ist praktisch nicht zu realisieren, da man auch nach zehn Jahren Rechner haben müßte, die die alten Dateien lesen können.
Hochkonvertieren in ein neueres Format wäre ja nicht erlaubt. Da das unmöglich ist wurde diese Vorgabe gekippt.

Meinem Wissenstand nach gilt das nur für staatliche Institution, die deshalb analog, wie z.B. auf Mikrofilm, oder eben Papier, sichern.
Die archivieren aber auch nicht für Jahre, sondern für immer.

Ich habe mich auch mal beim Finanzamt erkundigt, wie es mit den Kontoauszügen etc. aussieht.
Als solches habe ich das nur digital, da ich nur Online-Konten habe. Das wird zweifelsohne voll anerkannt.
Der Mitarbeiter hat mir erklärt, dass wenn irgend ein Verdacht vorliege, dann würde auf dem juristischen Weg die Bank involviert werden.

Und das ist eben der Knackpunkt:
Auch wenn sämtlicher "Papierkram" digital vorliegt, dann sind entscheidende Unterlagen immer von zwei Seiten aus zugänglich.
Somit kann der Wahrheitsgehalt validiert werden.

Das nur mal zu dem Glaube, dass alles unterzeichnet werden muss.
Dem ist nicht so.

Ich war schon ein paar Mal bei solchen juristischen Vorträgen zu dem Thema und da gibt es wirklich nützliche Informationen.
Vielleicht gibt es das auch bei Dir in der Nähe. Erkundige Dich mal.

Um welche Art von Verträge geht es da?
Sind das Bestandskunden?
Leistet ihr Vorortservice bei Fremden und die Arbeit soll dann auf dem iPad quittiert werden?

Ich hatte letztes Jahr einige Handwerker bei uns im Haus.
Die Aufträge habe ich einfach via Email vergeben. Vorort mußte ich kein einziges Mal etwas unterzeichnen und die Rechnungen kamen einfach via PDF.

Da ist es aber denke ich schwierig für den Service Geld einzuklagen, wenn man da nicht Vorort unterzeichnet hat.
Schließlich ist der Materialeinsatz etc. nicht aus der Auftragsemail zu entnehmen. Dort ist eine Unterschrift auf jeden Fall anzuraten.

Viele Grüße

Okay, das würde ich auch an eurer Stelle mit einer Unterschrift machen…

Der Unterschied ist:

Das ist aber kein Vertrag, der da unterzeichnet wird, sondern eine Quittierung der Annahme.
Das ist digital möglich, wenn es von beiden Seiten anerkannt wird. Rechtlich verwertbar ist es, aber nicht gleichwertig zu einer Papierunterschrift.

Du kennst die Geräte bei den Paketzustellern ja selbst.
Das Bild der Unterschrift ähnelt nur im Ansatz Deiner. Es sieht einfach immer unnatürlich und "kantig" aus.
Mit solchen "Unterschriften" leidet halt die Beweiskraft enorm.

An Deiner Stelle würde ich mich für die Sache mal beim Anwalt erkundigen.

Viele Grüße

Oha, dann solltet ihr eigentlich voll im Bilde sein…

Wenn man es nur 1 oder 0 sieht, dann ist die Unterschrift auf dem iPad nichts wert.
Das ist u.a. dadurch zu begründen, dass der Kontext nicht nachvollziehbar ist. Öffnet die App ein großes View zur Unterschrift, dann fehlt der Text zu dem man unterschreibt.
Wird der Text angezeigt, dann kann er z.B. durch ein langes ScrollView nicht auf Anhieb nachvollziehbar sein.
Das ist eben der Unterschied zu Papier, das physisch "greifbar" in seinem Umfang ist.

Zudem mußt Du ja auch noch die Sache mit dem Lieferbeleg lösen.
Der Kunde möchte ja sicherlich nicht nur die hochpreisige Maschine annehemen, sondern einen entsprechenden Lieferbeleg dazu.
Und der soll sicherlich bei der Lieferung zu ende ausgefüllt werden. Welche Person hat angenommen, welche geliefert etc.

Wenn Du von Maschine sprichst, dann wird das Ding wohlmöglich auch vor Ort mit ausgepackt.
Dafür wird es dann auch ein Protokoll geben, in dem der Erfolg des Testlaufes, keine Mängel etc. bestätigt wird.

Das lässt sich sicherlich auf dem iPad alles erledigen und jedes Formular, nicht Dokument, unterzeichnen.
Aber wie willst Du vor Ort die Kopien an den Kunden aushändigen?

Nur mal so als Gedankenanstoß…
Letztendlich wird nur Papier die höchst abgesichertste Methode sein, wenn es so "komplex" ist, wie von mir angenommen.

Viele Grüße